Nos últimos anos, a ITAEx tem aprimorado sua gestão. À frente da diretoria Administrativa-Financeira, Rafael Abuhab (T88) compartilha as principais mudanças e desafios enfrentados pela Associação, ressaltando os avanços em governança, eficiência operacional e transparência. Nesta entrevista, Abuhab detalha as melhorias significativas implementadas na gestão, como a adoção de novos sistemas e processos, além de destacar como a centralização e o rigor na aprovação de despesas contribuíram para maior controle e resultados mais claros. Ele também aborda a atuação do Conselho Fiscal e explica como as estruturas administrativas existentes estão sendo otimizadas para ampliar o impacto e o alcance das iniciativas que beneficiam professores, alunos e toda a comunidade do ITA.
O sistema de gestão Omie,
implementado em 2023,
e outras ações trouxeram
resultados significativos,
como a redução de custos
e uma resposta mais ágil
e eficiente às demandas
da ITAEx e dos projetos
apoiados
Entrevista
ITAEx – Quais foram as principais melhorias na Administração da Associação nos últimos anos?
Rafael Abuhab – Uma das principais melhorias foi a formação de uma equipe administrativa exclusiva, que foi completada com a contratação de Beatriz Sugisawa como auxiliar administrativa, no final de 2022. Até então, a Associação de Engenheiros do ITA – a AEITA nos prestava serviços como gestão de compras, caixa, bancos e lançamentos contábeis, dentro de um contrato estabelecido no início da ITAEx. Outra mudança fundamental foi a implantação do sistema de gestão Omie, no início de 2023, em substituição ao que utilizávamos, que já apresentava diversas limitações.
Essas mudanças trouxeram resultados significativos, como a redução de custos e uma resposta mais ágil e eficiente às demandas da ITAEx e dos projetos apoiados. Atualmente, a Beatriz, em conjunto com a Tainara Carvalho, assistente administrativa, conduz com excelência toda a rotina não acadêmica da ITAEx — que abrange atividades de administração, compras, finanças, lançamentos contábeis e captação. Tudo isso é gerido de maneira centralizada e integrada pelo Omie, garantindo maior eficiência e organização em nossas operações.
Atualmente, nosso fechamento gerencial mensal é concluído logo nos primeiros dias após a virada do mês. Já o contábil, realizado por empresa contratada, e que acessa todas as informações necessárias diretamente no sistema Omie, é entregue até o dia 25 do mês seguinte. Esse processo otimizado nos permite publicar mensalmente o Balanço e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) em nosso novo site, no Painel de Publicações, reforçando o compromisso com a transparência e a acessibilidade das informações financeiras.
ITAEx – Quais foram as dificuldades enfrentadas nessa transição?
Abuhab – Talvez o maior desafio tenha sido alinhar a atuação das equipes dos projetos com o novo modelo de gestão. Ao centralizarmos o processo de compras, procedimento este reforçado desde meados de 2022, conseguimos evitar desencontros e desperdícios, como procedimentos fiscais incorretos, pagamentos antecipados sem avaliação de crédito, ou até mesmo a perda de materiais por extravio de entrega.
Diferentemente de outras organizações, que transferem verbas diretamente às equipes para uso e posterior prestação de contas, na ITAEx seguimos um processo em que todas as compras são avaliadas e efetivadas internamente. Isso é feito com base nas recomendações da equipe interessada, acompanhadas de justificativas e referências, garantindo que cada aquisição seja feita de forma criteriosa e eficiente.
Um formato distinto é o apoio ao Centro Acadêmico Santos Dumont – CASD, no qual a ITAEx realiza doações regulares para atividades não acadêmicas. Nesse caso, a utilização dos recursos fica a critério exclusivo da diretoria do CASD, que assume total responsabilidade pelas decisões e responde diretamente à comunidade do ITA.
ITAEx – Como o Conselho Fiscal acompanha os trabalhos da diretoria da Associação?
Abuhab – Assim como acompanhamos de perto as equipes dos projetos para alcançar melhores resultados, o Conselho Fiscal (CF) faz uma rigorosa supervisão sobre as atividades da diretoria, analisando mensalmente os números do fechamento e trazendo questionamentos com uma perspectiva externa à rotina diária. Esse olhar crítico nos ajuda a melhorar processos e a tornar nosso trabalho mais claro e eficiente. Embora tenhamos um ambiente de extrema confiança e alinhamento com os colegas, nada substitui a importância de um monitoramento criterioso.
Exemplo prático foi o caso do Projeto “I Congresso Mulheres em STEAM”, em 2022, liderado pela professora Sueli Custodio, quando permitimos que a equipe do projeto gerisse os gastos dos recursos captados diretamente pela organização do evento junto a patrocinadores. Durante uma das reuniões trimestrais entre os Conselhos Diretivo e Fiscal, foi indicado que os procedimentos de avaliação e aprovação de despesas seguissem o mesmo rigor aplicado aos projetos financiados com recursos gerais da ITAEx. Reconhecemos isso como uma melhoria essencial e passamos a aplicar essa prática também para valores recebidos em “doações carimbadas”, muitas vezes captadas diretamente pelas equipes interessadas. Já na segunda edição do Congresso, realizada em 2024, e também apoiada pela ITAEx e por patrocinadores que aportaram recursos através da Associação, adotamos o procedimento atualizado sem dificuldades, o que resultou em maior transparência e clareza em cada decisão de compra.
Embora seja desafiador reduzir os custos operacionais em áreas como Comunicação e Marketing, e Administração, conseguimos otimizar os recursos para alcançar resultados expressivos. O investimento em projetos, que girava em torno de R$ 1 milhão em 2022 e 2023, foi elevado para R$ 1,5 milhão em 2024, sem aumento nos gastos operacionais. Outro avanço foi a contratação de Guilherme Rocha, assistente de projetos, que trouxe um novo nível de acompanhamento e estímulo aos projetos apoiados, com maior efetividade do trabalho da ITAEx.
Então, estamos prontos para elevar ainda mais nosso suporte ao ITA nos próximos anos, consolidando nossa missão de promover o seu desenvolvimento acadêmico e institucional.